PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL E EMPRESARIAL EFICAZ

PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL E EMPRESARIAL EFICAZ

Por ERNÍDIO MIGLIORINI E-mail: erniDiomigliorini@gmail.com

Pressupostos de um Planejamento Organizacional Eficaz: Existência de intenção, vontade, determinação, atitude e ação. Conhecimento de causa, Um líder gerencial específico e permanente, organização, ordem, contextualidade circunstancial, visão, objetivos e metas com elevada clareza, Diagnóstico Institucional, Prognóstico Institucional configurado através do planejamento, domínio e aplicação das trilogias: “Eficiente-eficaz-efetivo” e “Custo-risco-benefício”, factibilidade do que é planejado, feedback sistemático e refação  do planejamento sempre que se defasar.

Elaboração do Planejamento Institucional e Empresarial: Este planejamento será realizado sob a condução de um líder gerencial específico e permanente, especialmente colocado neste cargo, para superintender o processo de planejamento organizacional. Com a condição de que domine a ciência administrativa e planejamental, tenha e aprofunde o seu conhecimento sobre a instituição ou empresa e todo o seu contexto interno e externo. Pautando a sua ação de liderança pelo apoio e oitiva de toda a equipe de gerenciamento e chefias setoriais. Considerando a finalidade da organização e levantando um diagnóstico real e completo da situação atual da instituição.

Conteúdo do Planejamento Institucional e Empresarial: Deve ser elaborado e adaptado, apropriadamente, para atender às demandas e   peculiaridades de cada Organização. Segundo o seu Organograma, setores, estabelecimentos e configurações jurídicas. De forma detalhada: seccional e abrangente.

Direção Superior: A pessoa que exerce o comando superior da Organização tem que manifestar o tempo todo a sua liderança perante os seus liderados de todos os graus hierárquicos institucionais. Deve ter completo conhecimento de tudo o que ocorre no âmbito organizacional, baseado em dados atualizados e confiáveis. Estar informado sobre as ocorrências do ambiente interno e externo da instituição. Praticar, sistematicamente e permanentemente, contato com os profissionais mais próximos, intercambiando informações, ideias, sugestões e discutindo sobre as diversas condições que ocorrem na rotina diária da organização. Periodicamente, realizar reuniões com a equipe, principalmente gerencial e de chefias setoriais, para transmissão de orientações, informações, coleta de ideias, sugestões e levantamento de  dados. Em todos os momentos ser a palavra de orientação, alento, ânimo e confiança para os seus subordinados.

Rol dos procedimentos Diretivos:

->Exercer a gerência o tempo todo deixando evidente e transparente a sua liderança, na condição de titular da decisão final, tendo completo domínio e conhecimento de tudo o que constitui a organização que dirige;

->Dialogar, diariamente, com o Consultor e o Planejador Organizacional para levantar informações sobre o andamento da instituição;

->Determinar que o Setor Financeiro lhe mantenha informado, diariamente, sobre o quadro das finanças da organização e decidir sobre as prioridades de desembolso financeiro e decisões cabíveis em cada situação, incluindo as necessidades de recursos;

->Manter, diariamente, contato com o Supervisor de produção, para avaliar o andamento do setor e determinar medidas pontuais;

->Ter um banco de dados atualizados, inclusive de estoques e tomar decisões em cima de estatísticas e informações diárias do que ocorre no ambiente externo da organização;

->Ter comunicação rotineira e constante com o setor de vendas, para detectar o desempenho dos produtos institucionais;

->Estar adequadamente preparado para manifestar-se junto à sua equipe de colaboradores em cada circunstância, ratificando a sua liderança e passando uma mensagem de crença, otimismo e sinergia aos subordinados;

->Realizar sistemática e periodicamente reuniões com a equipe de profissionais gerenciais e dos setores de chefia, para receber e passar informações e orientar posturas e formas de ação.

Setores Administrativos e Produtivos: Compreendendo o Setor de Consultoria, Planejamento e Coordenação Geral; o Setor Contábil; o Setor de Projetos, Metodologia e Tecnologia; o Setor de Recepção; o Setor de Secretaria e Atendimento ao Público; o Setor de Recursos Humanos e Segurança do Trabalho; o Setor Financeiro; o Setor de Almoxarifado; o Setor de Vendas; o Setor de Máquinas Rodoviárias e Transporte e o Setor de Produção.

Setor de Consultoria e Planejamento: Através da ação dos seus titulares, com  formação especializada, executa os seguintes procedimentos:

->Implanta, mantém atualizado e utiliza na implementação das Tomadas de Decisão,  um Banco de Dados Estatísticos abrangendo todas as informações pertinentes à instituição;

->Realiza o diagnóstico institucional periodicamente, para avaliar o quadro organizacional e ensejar as medidas que forem necessárias e estratégicas para atingir às finalidades do empreendimento;

->Auscultando a Direção, a equipe profissional e demais colaboradores compatíveis elabora o planejamento institucional, detalhado em objetivos e metas claras e factíveis e promove a sua atualização pontual, diante de qualquer defasagem, sempre fomentando o espírito de equipe;

->Mantém estreito e continuo contato com a Direção da organização e com as demais gerencias e chefias, segundo o grau e modalidade, previstos no Organograma, para implementar a funcionalidade institucional;

->Tem como pressuposto funcional estar sempre bem informado e informar sobre o que está ocorrendo no meio específico, externamente, e de conectividade natural com a instituição;

->Orienta e elabora documentos institucionais, segundo os formatos jurídicos, administrativos, técnicos e outros, com nomenclatura e terminologia adequada para cada área disciplinar.

Setor Contábil:

->Executa a contabilização de todos os atos e fatos Institucionais;

->Elabora As Demonstrações Contábeis;

->Informa sistematicamente à Direção, gerências e chefias os dados do desempenho da organização, para implementar a tomada de decisões e a adoção de medidas cabíveis e fomentar o espírito de equipe.

Setor de Projetos, Metodologia e Tecnologia:

->Elabora projetos para edificações e produtos de produção institucional;

->Promove estudos e ensaios para produção e lançamento de produtos alternativos para a construção civil e assimilados;

->Executa observação in loco para aperfeiçoamento de métodos e técnicas de produção, de edificação, de emprego de equipamentos e ferramentas, de preparação de substâncias e outras operacionalidades;

->Promove estudos para adequação de edificações e similares, compatíveis com o comportamento climático, intempéries e performance do solo;

->Executa avaliações físicas e emite laudos técnicos;

->Informa sobre o contenimento de componentes de peças, a sua resistência, longevidade e outros padrões;

->Orienta sobre a localização de edificações no espaço e outros detalhes da tecnologia construtiva;

->Procura inserir-se no todo institucional para construir objetivos comuns e alcançar resultados incrementadores de desenvolvimento organizacional.

Setor de Recepção:

->Recebe pessoas com um comportamento qualificado e civilizado e uma apresentação pessoal adequada;

->Anota a ocorrência de cada visitante, a causa da sua visita e os recados transmitidos;

->Encaminha as visitas para o Setor de Secretaria e Atendimento ao Público.

Setor de Secretaria e atendimento ao Público:

->Acolhe os visitantes constata o que buscam na instituição e encaminha-os aos setores de seu interesse;

->Atende os telefonemas dirigidos à organização e anota a causa de cada contato e os respectivos recados;

->Mantém uma agenda atualizada com as informações de cada cliente e outras personalidades que tem algum vínculo com a organização;

->Executa contato telefônico ou outras formas de comunicação com terceiros, determinadas por superiores ou inerentes a sua função;

->Executa controles diversos de caráter institucional.

Setor de Recursos Humanos e Segurança do Trabalho:

->Trata de tudo o que se refere à entrevista, seleção, enquadramento funcional, remuneração, gestão e desligamento de pessoal da organização;

->Promove eventos, cursos de capacitação, atribuição de méritos, confraternizações de pessoal institucional;

->Implanta, treina e monitora a Medicina e Segurança do Trabalho, dos recursos humanos da organização;

->Prima pela eficácia na entrevista e seleção de candidatos e na pregação do espírito de equipe, responsabilidade e empenho na execução das tarefas laborais.

Setor Financeiro:

->Recebe, registra, guarda, aplica e desembolsa recursos financeiros institucionais;

->Mantém registro exato e sempre atualizado, das entradas, saídas e saldos de  recursos financeiros institucionais;

->Executa diariamente o fechamento do caixa e a sua conferência, diante um agente institucional;

->Elabora criterioso e eficaz planejamento financeiro, estabelecendo prioridades de pagamento: pessoal, FGTS, INSS, tributos, fornecedores, matéria prima, empréstimos e financiamentos. Planejamento de geração de receitas, de formação de fundos para Capital de Giro;

->Elabora demonstrativos financeiros mensais e os apresenta em reunião específica da equipe administrativa;

->Mantém contato diário com a Direção da organização para informar a situação financeira e receber diretrizes procedimentais;

->Analisa em equipe sobre a execução de dispêndios financeiros.

Setor de Almoxarifado:

->Compra, estoca materiais de consumo e matéria prima e mantém permanente e atualizado controle das suas quantidades, fazendo carga quando entra e descarga quando sai da estocagem;

->Executa o controle diário e individual da produção dos itens da organização e dá baixa quando saem para qualquer fim;

->Controla e registra todas as saídas e retornos das máquinas rodoviários e veículos da organização, incluindo os veículos menores, anotando onde foram, qual o motivo, horário de saída e de retorno, além da eventual existência de algo que deva ser consertado ou verificado mecanicamente;

->Toma providências para repor o material que se apresenta em via de esgotagem de seu estoque.

Setor de Vendas:

->Mantém-se sempre informado dos estoques existentes, as suas espécies, dimensões, preços, condições de pagamento, formas de entrega, valor do frete, prazos de entrega, propriedades de utilização, capacidade de resistência e demais detalhes de cada peça;

->Executa a prospecção de clientes potenciais e promove a oferta dos produtos para a venda;

->Aplica técnicas atualizadas para atrair clientes, criando-lhes necessidades que antes não visualizavam, mostrando-lhes as vantagens dos produtos para a solução dos seus problemas, afirmando que não vende preço, mas sim valor agregado e negociando, ciente do real conceito de negócio, que é um processo de “ganha-ganha” e que cada cliente é especial e que, considerando as suas razões e importância de repercussão pode ter atendimento diferenciado e personalizado. Muitas vezes uma redução de preço de venda, considerando a trilogia “Custo-risco-benefício.”, pode desencadear um processo de multiplicação de marketing e clientes que se fidelizam;

->Houve as reclamações de clientes sobre a qualidade dos produtos e avalia o que deve ser mudado e melhorado para adequar-se ao agrado da demanda;

->Emprega na abordagem dos clientes profissionais gabaritados, bem informados sobre o mercado e os produtos que estão vendendo. Com uma comunicação verbal de qualidade, sem modismos, neologismos vulgares, gírias, piadas, indiscrições abjetas, com boa aparência e vestuário adequando.

Setor de Máquinas Rodoviárias e Transporte:

->Mantém inventário atualizado da quantidade, espécie, capacidade, marca, equipamento adicional e outros detalhes técnicos de Máquinas Rodoviárias e Veículos;

->Realiza manutenção permanente e pontual da cada unidade, visando a sua conservação, utilidade e disponibilidade operacional; incluindo os seus processos de licenciamento legal;

->Contrata operadores e condutores habilitados e qualificados, para ensejar uma operacionalidade eficaz e preservativa das unidades, minimizando custos de várias e riscos;

->Aproveita a eventual ociosidade de maquinas e veículos para realizar serviços para terceiros, criando alternativas para geração de receitas e retorno do investimento feito nas suas aquisições.

Setor de Produção:

->Disposição do espaço de produção, mediante um projeto que contemple organização, limpeza, fluxograma sequencial, mecanismos de deslocamento e remoção de peças em processo de fabricação, compartimentos e mecanismos que garantam a segurança dos operadores, minimização de ruídos e impactos, com funcionalidade, simplificação de procedimentos, espacialidade, ausência de dejetos, sobras, rejeitos, objetos de tropeço, elementos elétricos de risco e outros inconvenientes;

->Empregar profissionais habilitados e qualificados, orientados pelas diretrizes da organização, que operem permanentemente equipados com todos os itens de segurança e tenham pleno conhecimento das peças que estão produzindo, as suas finalidades, composição, capacidade de resistência e outros detalhes, fazendo com isto que o profissional sinta-se protagonista e aperfeiçoe o seu desempenho. Aproveitando melhor os materiais, especialmente evitando desperdícios significativos de líquidos e granulados.

“A ordem, a organização, o planejamento e a visão clara daquilo que ser quer alcançar, são fatores geradores da infraestrutura do sucesso de qualquer intento. (EM).”