REUNIÕES

REUNIÕES

E-mail: ernidiomigliorini@gmail.com

As reuniões devem ser na quantidade necessária, bem planejadas e bem conduzidas.

O condutor de uma reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos, para tanto deve ser observado o que segue:

•     1. Estabelecimento prévio dos objetivos da reunião; Evitando ao máximo convocações de reuniões de última hora. Todos os participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.

•     2. Convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto.

•     3. Abrir a reunião clarificando os objetivos e a pauta da mesma. Certificando-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixar o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.

•     4. Evitar conversas paralelas, observar os participantes e referenciar o objetivo escrito, quando o foco é perdido.

•     5. Utilizar o relógio para controlar do tempo da reunião, que deve ser iniciada na hora marcada e terminar do mesmo modo; deixando transparecer que o tempo está sendo controlado e deve ser seguido. e se preocupará com o tempo.

•     6. Registrar a memória da reunião, em atas sumariadas, com as principais ideias e deliberações estabelecidas.

•     7. Avaliar a reunião fazendo uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, que ajudará a aprimorar o processo.

      *A reunião pode ser conduzida por delegação para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Oportunizando a revelação de qualidades e capacidade de liderança, objetividade, foco, autocontrole, percepção aguçada, boa comunicação e destaque de múltiplas características pessoais.

*Nas reuniões devem ser discutidas sugestões, não ideias, num processo proativo. As proposições devem ser deliberadas por votação.

“Os detalhes de qualquer coisa, constituem uma analogia com o contexto  infraestrutural de cada existência. (EM).”